Strategische focus op projectenportfolio

Strategische focus op projectenportfolio

De bestuurder van een industriële organisatie wilde een analyse van de lopende Technologie projecten. Afgelopen tijd was er veel aandacht besteed aan projectmatig werken, maar het liep nog niet altijd goed. De bestuurder had behoefte aan meer regulier inzicht in de status en voortgang van projecten en vroeg zich af of de prioriteitstelling binnen de projectportfolio wel in lijn was met de veranderde strategie van de organisatie. De vraag was of wel de juiste projecten werden uitgevoerd.

Gezamenlijk met de RvB is een analyse is gemaakt van de strategische speerpunten, de lopende projecten en de aanwezige, vooraf financiële, projectvoortgangsinformatie. Er hebben inventariserende interviews plaatsgevonden met de strategisch adviseur van de RvB, de CIO, de controller en de projectleiders. In een drietal gezamenlijke bijeenkomsten zijn de strategische speerpunten vertaald naar de lopende projecten. Vanuit deze bijeenkomsten en de uitwerking daarvan is duidelijk geworden welke projecten aanvullend opgestart moeten worden, waar de grootse kansen en risico’s liggen en heeft een heroriëntatie op op een aantal lopende projecten plaatsgevonden.

Verder zijn naast de bestaande financiële rapportages inhoudelijke voortgangsrapportages opgesteld die de RvB inzicht geeft in ontwikkeling van de projecten­portfolio. Een periodiek overleg werd geïntroduceerd.  De strategisch adviseur van de RvB, de CIO, de projectleiders en RvB informeren elkaar continu over ontwikkelingen. Het resultaat is dat de RvB nu echt betrokken is bij de Technologieprojecten en de mogelijkheden en onmogelijkheden daarvan. De organisatie beschikt over een actueel projectenportfolio en pragmatische periodieke RvB rapportages en overleg over status en voortgang. Dit heeft geleid tot meer focus op de op te leveren resultaten van de projecten en snellere bijsturing als daartoe aanleiding is.