augustus 2019

0

In Nederland weet elke zorginstelling inmiddels wat VIPP is. VIPP staat niet voor Very Important Person. Nee, het staat voor Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional. Na de VIPP1 en VIPP2 voor ziekenhuizen en klinieken is nu ook de VIPP-subsidieregeling voor GGZ-instellingen van start. GGZ-instellingen let heel goed op. Er valt veel te leren vanuit de ervaringen opgedaan bij ziekenhuizen en klinieken.

7 belangrijke lessen VIPP-praktijk

De afgelopen jaar hebben wij als WeDoTrust in het kader van VIPP1 en VIPP2 als IT-auditor in samenwerking met onder meer NVZ, ZKN, circa 30 zorginstellingen en diverse van hun EPD/EVS-leveranciers in VIPP Assessments ondersteund bij de afronding van VIPP-modules. De ervaring die we daarbij hebben opgedaan is zeer relevant voor GGZ-instellingen en delen we graag.

Hierbij 7 belangrijke lessen uit onze VIPP-praktijk. Mocht u meer achtergronden willen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons WeDoTrust.

Les 1: Patiënt centraal

Zet de patiënt voortdurend centraal. Hoe vreemd het ook mag klinken dit wordt nog weleens vergeten door de gedetailleerdheid van de normen en de technische uitwerking van VIPP. De regeling is primair bedoeld en gericht op de patiënt. Zo is het voor de patiënt helemaal niet relevant in welke informatiesystemen de zorginstelling zijn gegevens bijhoudt. Alle informatie binnen de betreffende elementen van de BGZ GGZ die binnen een instelling wordt vastgelegd, moet worden gedeeld met de patiënt. Dat kan bijvoorbeeld ook informatie vanuit eHealth-oplossingen zijn.

Les 2: Elke VIPP-module eigen aanpak

Iedere VIPP-module vraagt om een eigen aanpak. Patiënt & eHealth is echt wat anders dan Patiënt & Informatie en Patiënt & Medicatie. Val bijvoorbeeld de zorgprofessionals niet lastig met activiteiten die de IT-afdeling samen met de EPD/EVS/eHealth-leverancier kan invullen. Betrek professionals daarentegen juist intensief als gaat om nieuwe processen inclusief bijbehorende gedragsverandering.

Les 3: Steun niet te veel op leveranciers en werk als GGZ-instellingen samen

Steun niet teveel op EPD/EVS/eHealth-leveranciers. De praktijk heeft geleerd dat leveranciers regelmatig de complexiteit van VIPP onderschatten. Daarbij werken leveranciers logischerwijs alleen vanuit hun ‘eigen’ systeem. Dat is niet genoeg. Het komt ook voor dat (te) laat functionaliteit wordt opgeleverd. Daarbij speelt eveneens dat zowel de Zorg Informatie Bouwstenen (ZIB’s) van de BGZ GGZ als Medicatieproces 9.0.x in beweging zijn. Zodra de leveranciers hun software aanpassingen hebben opgeleverd moeten die per zorginstelling nog worden getest, in productie genomen en de auditor moet zijn werk ook nog doen. Ons advies: werk samen met andere GGZ-instellingen en werk als instellingen daarbij gezamenlijk met de leveranciers een haalbare ontwikkel- en opleverings-agenda uit.

Les 4: Betrek uw auditor vroeg

Betrek en contracteer de auditor vroeg in het project. Tijdens de eerste module audits voor VIPP1 en VIPP2 schrokken instellingen nogal van de formaliteit en mate van detail van de verplichte audits. Veel projecten zijn daarna aangescherpt. Doordat de VIPP Assessments binnen de GGZ alleen aan het einde ter afronding plaatsvinden mist de GGZ een dergelijk waarschuwingsmoment. Ons advies: laat het niet aankomen op deze audits aan het einde van de activiteiten. Raadpleeg uw IT-auditor tussendoor of er met de beoogde activiteiten aan de vereisten wordt voldaan. Vroeg betrekken kan veel problemen voorkomen en geld besparen. Gebruik uw auditor als vraagbaak!

Les 5 : Veranker VIPP op het juiste niveau

De VIPP-subsidie vereist een aantal specifieke activiteiten, van meerdere betrokkenen in een zorginstelling. Niets gaat vanzelf, er is doorzettingsmacht voor nodig. Ziekenhuizen die een VIPP-coördinator aanstellen dicht bij de Raad van Bestuur blijken doelgerichter en efficiënter te zijn dan degenen met een losse VIPP-projectorganisatie.

Les 6: Pak VIPP direct professioneel aan  

De VIPP-subsidieregeling en onderliggende programma’s kennen een aantal echt specifieke kenmerken. We hebben helaas veel energieverspilling gezien op basis van een verkeerde interpretatie van de regels, ook door niet gespecialiseerde (ingehuurde) project-medewerkers. Het is effectief om specifieke kennis vanaf het begin te betrekken bij de VIPP-activiteiten. Dat kan trouwens ook uitstekend door tijdig specifieke vragen voor te leggen aan het VIPP-bureau of aan uw auditor.

Les 7: Werk vanuit een bredere visie

Het subsidiebedrag kan een goede impuls geven aan medicatieveiligheid, de uitwisseling van gegevens met de patiënt en eHealth. Dan is het helemaal mooi als VIPP goed past binnen de bredere digitaliseringsplannen van uw instelling. Wij adviseren om te werken vanuit een bredere ‘digitale’ visie, een deelplan om te borgen dat tijdig wordt voldaan aan de vereisten van de VIPP-subsidie voldoet dan.

Tot slot

Voor de ziekenhuizen gaat het om een totale subsidie van bijna een miljoen per instelling. (zie onze blog VIPP 3 valkuilen om EUR 1 miljoen te verliezen. Voor de GGZ gaat het om beperktere bedragen, maar onze oproep blijft hetzelfde:

  ‘’Doop uw VIPP-programma om in het Very Important Patient
and Professional-programma, dan gloort er hoop aan de horizon’’

Ziekenhuizen en klinieken die VIPP vanaf de start uitvoeren met dit uitgangspunt in gedachten, zich tijdig en goed voorbereiden op de eindtoets en daarbij ook nog actief de samenwerking met de patient/zorgprofessional en andere zorgaanbieders in de regio opzoeken zijn de ”winners” van de toekomst. Toon als GGZ-instelling (bestuurder) leiderschap, verruim uw ambitie en probeer in 2019 en 2020 het VIPP programma zo uit te voeren dat er echt stappen worden gezet richting een PGO en het delen van data en informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional.